在國家“走出去”戰略的大力推動下，國內央企、大型集團企業近些年的國際化進程愈發加快，跨國商務不斷增多，雙方人員往來活動頻繁。隨著越來越多的企業員工走出國門，企業的出入境事務管理面臨的挑戰也與日俱增：一方面企業需要及時、有效地為因公出入境的員工辦理所需的各種證件、簽注及邀請函；另一方面出境人員也需了解前往目的國的相關法律法規，以及出入境的限制。尤其是參與海外工程項目，一些特種工作崗位還需要取得當地的資格認證。但由于各種原因限制，當前集團企業的出入境事務管理多不規范。這項經常被企業忽視的管理業務，一旦出現紕漏，不僅耽誤企業商務運營，更可能帶來更大的影響。
日前，大連市一家制造公司兩位工程師受單位派遣，兩天內急于趕赴越南為客戶調試新設備。然而他們在辦理因公出境手續過程中，所要開具的任務批件、企業間往來的征求意見函、任務通知書、任務確認件、內部的申請審批審核資料、因公普通護照辦理申請、出境證明等基本信息資料因事前均無準備。結果兩天后，所有應有的證件信息還是無法備齊，直到第四天才湊齊出發赴越，令越方客戶非常生氣，商業誠信受到質疑。
一樣事由，不一樣的結果。一家出口型的機械集團企業，其產品主要銷往中東地區，因沙特的某用戶設備出現較大故障，來電緊急要求該公司三天內立即派遣工程師到達現場指導搶修。由于該公司已引進全生命周期的出入境事務管理體系，有了規范化的管理制度和信息化的系統能力支撐，業務辦理過程非常順利。公司信息系統早已將要派往境外的三位工程師個人信息及各類證件資料的電子版、人員的出入境記錄、任務批件、企業間往來的征求意見函、出境證明等基本信息情記錄得完整齊全，讓該公司工程師兩個工作日就辦妥了出境的所有手續，第三日就及時趕到了客戶工地，為維護企業的市場信譽，增強企業的國際競爭力提供了強有力的支持。
因此，為了更加高效、高質量地管理企業員工的出入境事務，已走向國際化、跨國商務愈做愈大的大型集團企業亟需依托信息系統來建立出入境事務的全生命周期管理體系。
國內知名的管理軟件廠商北京慧點科技有限公司（簡稱慧點科技），就依據對眾多大型集團企業管理業務研究和信息化實踐經驗，提出了完整的集團企業出入境事務管理解決方案。通過信息系統幫助企業建立并固化了一套規范化、全生命周期的出入境事務管理機制，實現出入境管理事項、證照、人員的在線分類管理，支持便捷查詢與到期預警；為出入境人員及事務辦理人員提供統一的協同與信息分享平臺，并可與外部接口集成實現自動化提報，簡化辦理過程，提高辦事效率。
因公組團與參團管理
因公組團包括由我方發起的團組、派員參加其他機構團組、其他機構派員參加我方團組等多種情況，針對不同的情況，出入境手續辦理流程各有差異。辦理過程主要包括：開具任務批件，開具企業間往來的征求意見函、任務通知書、任務確認件，人員資料的提交與收集，內部的申請審批審核，因公普通護照辦理，開具出境證明，出具中英文照會，邀請函辦理，機票及酒店辦理，簽注辦理等一系列工作。因整個辦理過程繁瑣，需要進行協調和溝通的人、事項多，前往目的國或有不同規則的差異，因此在實際執行時，往往容易出現人為錯漏，導致重新補充資料，影響行程的正常開展。
在慧點科技提供的出入境事務管理解決方案中，上述辦理過程都將基于信息化平臺進行，能夠實現環節自動化流轉與進程實時查看。系統提供了各類所屬文件模板，并自動生成最終文件；同時將目的國的簽注要求固化到系統中，在辦理時自動推送到桌面，最大程度的減少錯漏并提高效率。團組出訪結束后，系統會提醒相關人員將出訪記錄及總結反饋到系統中，最終實現出境事務的全生命周期管理。
入境邀請函的管理
除出境事項外，企業需要對外籍人員來華開具邀請函。邀請函管理主要包括兩部分，一部分是內部的審批核準，一部分是制作邀請函并發送到中國駐所在國使領館或代辦處。
利用慧點科技出入境管理系統可以實現內部審批核準流程的自動化，同時將已通過的申請按照邀請函的人數限制拆分生成多張邀請函，并自動發送到駐外使領館的郵箱中，實現全過程的自動化。同時，系統還能對邀請函后續的使用進行跟蹤記錄，包括外籍人員是否在邀請函有效期內到訪，并最終對來訪企業、人員、國家、頻次等進行統計。
證照辦理與管理
企業出入境事務涉及的證照主要包括因公普通護照、簽注、APEC卡、港澳通行證、特種崗位工作資格證書登記備案等。證照管理的內容主要范圍是證照的有效期，證照的辦理與注銷等。慧點科技出入境事務管理系統實現了出入境證照的規范化管理、便捷化辦理查詢及預警提醒，節省辦事效率。
隨著因公出國電子護照的啟用，護照申報的電子材料需要通過外交部公共授權網關進行提報辦理。而證照材料的管理和提報過程，均可通過企業出入境事務管理系統來自動完成，避免手工操作的帶來的數據不一致或疏漏。同時，系統會定期檢查證照的有效期，及時提醒并發送通知給證照持有人及管理人員。
在企業組團出國時，出入境事務管理系統將首先檢測隨團人員的證照情況，包括證照是否齊全、是否在有效期、是否存在與目的國互斥的簽注，并給出需要新辦理或注銷后再辦理證照的人員名單，辦理目的國簽注所需要的材料清單，使領館的地址、聯系電話、辦理周期，或免簽的范圍與周期等信息。
針對國外職業資格證書管理，長期在海外工作的人員通過系統將所獲取的工作資格證書進行登記備案，包括頒發機構、國家，有效期等信息，便于在海外人員跨國調度時查詢和管理。
人員管理及服務
企業出入境事務管理系統涉及的人員管理，主要涵蓋了人員的基本信息及各類證照資料的電子版、人員的出入境記錄、當前所在國家、隨團出訪異常記錄等信息管理。同時，系統為出入境人員提供在線自助服務平臺，可提出證照的在線申請、進行個人資料的更新、查看證照辦理進度、統計出入境情況等服務。
由此可見，利用信息化手段來建立、健全企業的出入境事務管理體系，對于跨國商務繁多的大型集團企業而言，其意義不僅是改善了企業管理，更為企業拓展海外商務、提升國際競爭力提供了一個重要支撐工具，意義深遠。
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